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OpenSuite Compiere, sistema gestionale open source. Un caso concreto di applicazione

06/09/2009

ALTAY SCIENTIFIC (www.altayscientific.com) produce e commercializza strumentazione didattica per laboratori scolastici (come ad esempio gli scheletri per imparare l’anatomia o i piani inclinati per imparare le leggi della fisica).

L’azienda ha 2 stabilimenti produttivi, di cui il più importante in Cina.

Ha circa 500 tra dipendenti e collaboratori dislocati nelle filiali commerciali localizzate in diversi stati d’Europa, America, Asia ed Africa. Altay è presente in due tipologie di mercati:

Mercati “tender” con presenza di offerte di grandi quantitativi di prodotti sulla base di gare internazionali.

Forniture di piccole quantità di prodotti a distributori internazionali che poi vendono alle scuole. I prodotti più importanti sono progettati e costruiti direttamente dell’azienda che poi si approvvigiona di altri articoli da fornitori terzi per completare l’offerta.

LE ESIGENZE DI CAMBIAMENTO - Altay è un’ azienda che oltre a tutte le problematiche legate ai processi di produzione ed acquisizione dei prodotti, deve fronteggiarne anche altre collegate alla commercializzazione di “n” articoli in molti mercati internazionali. In questo contesto il sistema gestionale riveste senz’altro una grande rilevanza. Fino a 2 anni fa l’azienda non disponeva di un sistema gestionale integrato. “Prima di introdurre il nuovo sistema gestionale – spiega Marco Corio, IT manager - avevamo solo un programma di contabilità. Non tracciavamo i movimenti di magazzino, gli ordinativi, ecc. Avevamo difficoltà sia per quanto riguarda la gestione dei magazzini, sia per quanto riguarda gli acquisti e più in generale nella condivisione delle informazioni. Quest’ultimo aspetto per noi strategico, vista la complessità della organizzazione e la sua articolazione a livello internazionale”.

PERCHE’ SCEGLIERE UN SOFTWARE OPEN SOURCE - la scelta di un software open source da parte di Altay è stata fatta per 3 ordini di motivi:
1. Il budget: l’azienda ha la complessità di una multinazionale, con sedi all’estero, gestione di più lingue, più valute, ecc. Ma la dimensione è quella di una media impresa con risorse limitate.
2. Altay aveva bisogno di un programma che coprisse tutte le aree ed i processi aziendali: ordini di acquisto, ordini di vendita, magazzino, contabilità, ecc. E OpenSuite Compiere offriva questa opportunità in quanto sistema gestionale integrato.
3. L’azienda aveva la necessità di un software che fosse modificabile ed integrabile internamente, dopo aver acquisito adeguate competenze e conoscenze. Questo sia per risparmiare nei costi dei servizi esterni di manutenzione e sviluppo software, sia per accrescere il patrimonio di conoscenza aziendale nell’ambito dei sistemi informativi. Quindi le parole-chiave che hanno guidato la scelta verso un software open source sono: libertà, integrazione, economicità.

I RISULTATI OTTENUTI - i benefici che ottenuti con l’introduzione di OpenSuite Compiere sono stati in molti casi superiori alle attese, come sottolinea Corio: “l’inserimento di un sistema gestionale complesso ha posto l’azienda di fronte alla necessità di rivedere, rivalutare i propri processi. Per fare un esempio mentre prima non avevamo bisogno di specificare le diverse causali delle movimentazioni di magazzino, oggi questo è diventato la quotidianità. Succedeva che il responsabile di magazzino non sapesse quale merce doveva partire la settimana successiva e quale invece dovesse arrivare. Questo perché le informazioni passavano in maniera non strutturata o non passavano affatto. Inoltre abbiamo dovuto creare procedure e responsabilità in capo ai vari processi. Si è trattato di un vero e proprio cambiamento nella gestione dei processi aziendali.” OpenSuite Compiere ha “costretto” l’azienda a rimettere in discussione tutti i processi aziendali e la sua organizzazione. E’ stato necessario formalizzare i processi, come ad esempio il ciclo attivo (vendita-fatturazione) ed il ciclo passivo (acquisti-pagamenti fornitori). La scelta di OpenSuite Compiere ha consentito all’azienda di effettuare un investimento ”mirato – prosegue Corio - sulle applicazioni che abbiamo ritenuto prioritarie e scalabile nel senso che ci ha consentito di investire gradualmente, modulando anche lo sforzo economico. Questo ci ha consentito un ritorno dell’investimento in tempi molto contenuti”. Ma è la concreta declinazione del concetto di libertà che ha dato le maggiori soddisfazioni: “a differenza di altri programmi gestionali di fascia alta non open source, OpenSuite Compiere consente una crescita interna delle competenze sia dei sistemi informativi che degli utenti, senza imporre un modo di lavorare rigido. L’azienda può crearsi il suo modo di lavorare in relazione ai propri flussi di lavoro. Quindi adattare il programma ai processi e non viceversa”.

IL RUOLO DEL PARTNER TECNOLOGICO - la collaborazione con Mayking (www.mayking.com) è cominciata nel 2006 con l’analisi e la mappatura dei processi per giungere all’inizio del 2008 alla messa in produzione del nuovo sistema. Il tempo per avviare il nuovo sistema è stato di poco superiore all’anno. La fase iniziale del progetto è stata fondamentale come racconta Corio: “con la consulenza costante di Mayking abbiamo definito i principali flussi informativi dei vari processi e verificato come il sistema gestionale riusciva ad interpretare questi processi”. Nel 2008 Altay ha lavorato in sinergia con Mayking modificando procedure aziendali e le applicazioni del programma per ottimizzare il sistema. L’azienda ha proseguito, in autonomia a formare un programmatore in azienda in grado di sviluppare alcune personalizzazioni del programma, utili a migliorarne l’usabilità e la funzionalità e per intervenire direttamente sulla piattaforma open source acquisita.

SVILUPPI - OpenSuite Compiere ha aperto ad Altay scenari e fornito strumenti che prima neanche potevano immaginare. L’azienda comincia a porsi questioni come: “quali sono i prodotti più profittevoli?”, “quali sono i margini di guadagno dei vari mercati?”, “quali sono i prodotti con più alte rotazioni di magazzino?”. Sintetizza il percorso prossimo futuro Corio: “il 2009 è un anno di consolidamento delle applicazioni attuali. Ci stiamo anche occupando di pulizia dei dati e delle informazioni. Il passo naturale successivo è quello dell’analisi dei dati. Vogliamo infatti introdurre un sistema di Business intelligence per fornire alla direzione numeri utili per decidere le strategie aziendali. Analisi di redditività, marginalità, ecc. Questo è sicuramente un plus competitivo che possiamo giocarci grazie all’introduzione del nuovo sistema gestionale”

a cura di MARCO DE ALBERTI con la collaborazione di Mayking

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