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Oltre l’emergenza. La gestione ordinaria in azienda

29/05/2009

Oltre l’emergenza. La gestione ordinaria in azienda

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Passano i giorni e si riduce l’interesse dei media verso l’Abruzzo che, dalle prime pagine delle riviste, passa in terza, quarta ed anche in ultima pagina, quando non scompare del tutto. Riceviamo ancora notizie sugli sfollati e sulle conseguenze di un sisma che, pur essendo di medie entità, ha lasciato sotto le macerie un gran numero di vittime. Un sisma che ha dimostrato quanto il web sia ormai un efficace e veloce mezzo di comunicazione e di come la macchina del pronto intervento italiano sia in grado di garantire reazioni, tutto sommato, soddisfacenti. Un esempio, quello che ci offre la cronaca delle ultime settimane, che la dice lunga sulla propensione tutta italiana a reagire con grande forza e cuore di fronte ad accadimenti che sembrano inattesi, ma in realtà potrebbero essere, almeno in parte, prevedibili e, quindi, evitati.

La nostra esperienza in ambito consulenziale ci insegna che la gestione dell’emergenza è un atteggiamento in cui gli italiani sembrano eccellere rispetto alla gestione quotidiana in ambito sia privato che professionale.

Prendiamo il caso di un’azienda. Non è raro trovare esempi di realtà produttive, siano esse piccole o medio-grandi, in cui si opera in continua emergenza. Gestire un evento imprevisto costituisce, di sicuro, una bella competenza che una risorsa si può spendere durante un colloquio o nel proprio curriculum vitae. Ma un’azienda dovrebbe dare maggior peso alla capacità di governare la vita aziendale ordinaria. Una delle grandi criticità che cogliamo quando entriamo in un’azienda, grande o piccola che sia, è l’atteggiamento diffuso a gestire secondo l'emergenza del momento. Un approccio gestionale piuttosto discutibile che diventa ancor più pericoloso in una situazione di crisi economica come quella che stiamo attraversando.

Diventa fondamentale imparare a limitare gli imprevisti e le risorse spese nella gestione delle attività inattese. Sarebbe per altro interessante soffermarsi per un momento sulla definizione di emergenza: secondo Wikipedia si tratta di “un fenomeno inaspettato e imprevedibile”, compreso tra un momento di inizio ed uno di conclusione. Operare in continua emergenza è una contraddizione, perché significherebbe che l’imprevisto non inizia e si conclude, ma prosegue di continuo. In questi casi è assai probabile che esista qualche problema nell’assetto e nell'organizzazione aziendale. Criticità che richiederebbero un’analisi approfondita che consenta di valutare se vi sono risorse mal allocate o sprechi che appesantiscono la gestione aziendale.

Un’impresa che, a tutti i livelli, dal management fino ai gradini più bassi, agisce seguendo l’emergenza del momento, finisce con il subire le situazioni, senza riuscire a governarle, senza compiere scelte strategicamente rilevanti per l’impresa, da cui poter trarre dei vantaggi in termini di crescita e sviluppo. Ecco perché imprenditori e manager, che hanno la responsabilità di un’azienda, dovrebbero dare più attenzione alla pianificazione, un’attività che richiede un investimento in termini di tempo e risorse nella definizione di aspetti chiave nella gestione d’impresa (definizione di obiettivi, priorità, risorse, offerta, ecc.). Pianificare significa, tra le altre cose, decidere le attività e le azioni da realizzare nel medio-lungo periodo. Non consente di raggiungere risultati immediati e per questa ragione tende ad essere spesso penalizzata. Con il rischio che una pianificazione carente o del tutto assente possa tradursi in inefficienza, sprechi e maggiori costi per l’azienda. Il consiglio a tutti coloro che si apprestano a lanciare un nuovo business è quello di soffermarsi sulle preziose attività preliminari di analisi e pianificazione strategica per contenere le emergenze.

Può aiutare, inoltre, definire procedure standard di gestione aziendale (es. flussi informativi verso l’interno e l’esterno, ecc.) ed utilizzare strumenti di project management (es. il gannt, piano di attività, organigramma) che consentono di verificare gli avanzamenti, di individuare eventuali imprevisti e ritardi, di elaborare risposte e, soprattutto per chi governa un’azienda, di ridurre stress e stati di ansia.

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