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La gestione documentale. Il punto di vista dell’Avv. Roberto Manno

11/06/2008

La gestione documentale. Il punto di vista dell’Avv. Roberto Manno

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Quale è lo stato dell’informazizzaizone delle gestione documentale in Italia?
L’informatizzazione della gestione documentale, senz’altro stimolata e favorita dal quadro legislativo, disegna una realtà qualche anno fa inconcepibile, in cui imprese e uffici pubblici collaborano in tempo reale, fornendo alle aziende private e ai cittadini servizi rapidi ed efficienti. Tuttavia, se nel settore pubblico è possibile programmare e lanciare, pur tra enormi difficoltà, interventi legislativi mirati al raggiungimento di tale obiettivo, non sempre è possibile o agevole re-ingegnerizzare i processi della creazione e gestione documentale nel settore privato, che ha esigenze che variano da settore a settore (si pensi ai servizi finanziari piuttosto che alla produzione/distribuzione di medicinali).

Chi trae i vantaggi maggiori da una gestione documentale completamente informatizzata?
La Pubblica Amministrazione è il soggetto più interessato allo sviluppo di soluzioni informatizzate che consentirebbero di razionalizzare e semplificare il flusso documentale. La gestione dei documenti amministrativi vale il 2% del PIL. Una dematerializzazione minima del 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, come ricorda Pierluigi Ridolfi nella presentazione del Libro Bianco del CNIPA del 2006 sulla dematerializzazione. Nel settore privato i servizi di document management darebbero maggiori benefici alle grandi aziende, tradizionalmente più sensibili ad argomenti quali riduzione dei costi e maggiore efficienza grazie al controllo dei dati. Le realtà più piccole continuano ad affidare la gestione dei documenti più importanti (es. le scritture contabili e fiscali) a collaboratori esterni (consulente del lavoro; commercialista; e via discorrendo) e avvertono meno i benefici che deriverebbero dalla gestione dei documenti telematici piuttosto che cartacei. I cittadini, invece, potrebbero ricavare enormi vantaggi dalla digitalizzazione delle scritture contabili e dalla gestione informatica del flusso documentale (es. le comunicazione con gli uffici pubblici come l’Agenzie delle Entrate, adempimenti in materia di lavoro per i dipendenti ecc.).

Perché stenta ad affermarsi?
Innanzitutto si devono menzionare le difficoltà nella soluzione di questioni strategiche oltre che giuridiche intorno al documento informatico e alla firma digitale. La direttiva comunitaria del ’99, ad esempio, vedeva nella firma digitale uno strumento fondamentale per stimolare lo sviluppo del commercio elettronico nel settore privato; mentre è oggi evidente come siano sostanzialmente le applicazioni nel settore pubblico la vera locomotiva della firma digitale e della dematerializzazione. Nonostante il completamento della cornice legale per il documento informatico e la firma digitale sia un fatto molto recente, possiamo dire che i servizi di dematerializzazione siano in rapido sviluppo nel settore pubblico, anche grazie alle politiche centralizzate di sviluppo elaborate dal CNIPA. La possibilità di interagire on-line con la PA per una vasta serie di servizi, eliminando barriere burocratiche e generando risparmi ed efficienza, stimolerà lo sviluppo della dematerializzazione anche tra i privati.

Quali sono i più recenti provvedimenti che hanno inteso promuovere la modernizzazione del nostro paese?

In Italia sono stati emanati importanti provvedimenti legislativi in materia di firma digitale per la modernizzazione del nostro Paese. Possiamo menzionare 3 provvedimenti chiave:
a) DPR 513 del 1997: emanato in esecuzione dell’art. 15 della Legge 15 marzo 1997, n.59, questo provvedimento ha conferito piena validità legale al documento telematico sottoscritto con firma digitale. L’obiettivo del provvedimento era semplificare l’attività amministrativa della Pubblica Amministrazione. Nell’art. 15 della legge del 1997 è scritto: “Gli atti, i dati e i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge…”.
b) Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999. Viene proposto un approccio diverso rispetto a quello presente nella precedente norma italiana e riguarda tutte le forme conosciute di “validazione informatica di dati”, ordinate secondo crescenti livelli di robustezza (dalle “firme elettroniche semplici” alle “firme elettroniche avanzate e qualificate”). Di fatto permane una fase di difficile interpretazione e applicazione del testo della direttiva, come dimostrano i tanti testi legislativi emanati in attuazione della direttiva.
c) Decreto legislativo 5 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Con il Cad (a sua volta modificato e rivisto) si è data sostanziale copertura legislativa alle principali questioni in materia di documento informatico.

A che punto è nel nostro Paese l’adozione del documento digitale?
Tra i provvedimenti che stimolano la creazione del documento digitale ad origine, possiamo ricordare:
Decreto 7 marzo 2008 del Ministero Economia e Finanze per l’individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze;
l'art. 1, comma 209, della legge 24 dicembre 2007, n. 244: prevede che “l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture, emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica”;
art. 9, D. lgs. N.124/0., trasmissione telematica del prospetto paga per i dipendenti della Pubblica Amministrazione.
Ricordiamo inoltre che norme del Codice di Amministrazione Digitale equiparano, a tutti gli effetti di legge, il documento originale cartaceo alla sua versione sostitutiva in formato digitale (purché firmato digitalmente) e che attraverso la PEC (Posta elettronica certificata) è possibile dare rilevanza giuridica alla comunicazione o alla consegna dei documenti informatici, mediante un sistema simile alla tradizionale raccomandata o, qualora la comunicazione avvenga tra due soggetti titolari di indirizzi di PEC, con ricevuta di ritorno.

Quali le prospettive future?
La conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali, già pienamente operante da un punto di vista legislativo ex art. 6 del TUDA (Testo Unico Documentazione Amministrativa), potrà trovare un nuovo stimolo nel momento in cui verranno resi disponibili servizi che presuppongono già la sostituzione dei documenti cartacei con quelli informatici. Ciò potrebbe rendere la gestione documentale non più solo conveniente (com’è già oggi), ma sostanzialmente necessaria. Per il futuro si può prevedere lo sviluppo di servizi e soluzioni sempre più vicine alle concrete esigenze dei clienti (privati e PA), mentre il processo di innovazione tecnologica della Pubblica Amministrazione renderà la gestione cartacea dei documenti inefficiente ed obsoleta, determinando così il pieno sviluppo dei servizi di gestione documentale informatizzata. Inequivocabili segnali si trovano in recenti provvedimenti, come la risposta del Ministero del Lavoro e previdenza sociale dell’8 febbraio 2007 all’interpello avanzato dall’Ordine dei consulenti del lavoro di Modena, con cui si chiedevano chiarimenti in materia di archiviazione elettronica e la conseguente dematerializzazione di tutta la documentazione di lavoro.

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