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I vantaggi della gestione documentale

14/06/2008

I vantaggi della gestione documentale

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Molti imprenditori iniziano a comprendere i benefici che possono trarre da una gestione documentale precisa. I numeri restano però ancora molto bassi, comunque in linea con quanto accade anche in altri paesi europei.

Ci sono tanti sforzi di natura organizzativa che è necessario sostenere per migliorare la gestione delle informazioni in azienda. Ma i benefici ed i vantaggi concreti che si possono raggiungere vanno ben al di là di qualunque investimento in questo ambito.

Bisogna, quindi, gradualmente far comprendere alle aziende che l’introduzione di prodotti tecnologicamente avanzati non sconvolgono il loro metodo di lavoro quotidiano, ma lo semplificano potenziandone la redditività.

La riorganizzazione del lavoro, infatti, consente di snellire soprattutto il flusso di informazioni interne all’azienda troppo spesso trascurate a discapito delle relazioni verso fornitori e clienti.
MENO COSTI: nel 2006 l'Osservatorio permanente sul documento digitale di NetConsulting ha effettuato un’analisi su un panel di grandi aziende che hanno attivato progetti in gestione documentale.
L’indagine ha consentito di quantificare il risparmio che deriverebbe da una corretta gestione documentale. Si è stimato che la completa dematerializzazione di tutti i processi contabili, amministrativi e fiscali tra imprese e pubblica amministrazione consentirebbe, al sistema “ITALIA”, un risparmio del 3% sul Pil (Netconsulting). Se poi si allargasse l'ambito a tutti i tipi di documenti, allora il risparmio ottenibile arriverebbe addirittura al 5% del Pil. L’impatto complessivo in Italia è stimabile tra 42 e 70 miliardi di euro. Fatturazione elettronica, archiviazione e conservazione sostitutiva porterebbero ad un risparmio di 14 miliardi di euro; la posta elettronica certificata a 720 milioni di euro, il cedolino per i dipendenti della Pa a 882 milioni di euro e la trasmissione telematica dei certificati 472,5 milioni di euro per un totale di circa 16 miliardi di euro. Nel versante privato secondo la ricerca l'area degli acquisti, la finanza e il personale sono gli ambiti più interessati.

MENO TEMPI: la disponibilità immediata dei documenti elettronici fa sì che si possa accedere ad una moltitudine di dati in maniera molto più rapida che in passato, quando l’unica possibilità per reperire delle informazioni era data dall’apertura ed estrazione di un foglio cartaceo da un raccoglitore. Oltre al risparmio economico NetConsulting ha quantificato il risparmio di tempo nell'archiviazione digitale in termini di tempo di ricerca dei documenti (-80%), numero di risorse dedicate a questo processo (-43%), tempo medio di svolgimento del processo (-73%), numero di documenti stampati (-72%) e percentuale di dati perduti (-90%).

MENO SPAZI: ridurre la mole di carte in azienda significa anche una minore occupazione di spazio che si traduce nel caso di aziende e studi di consulenza anche in una riduzione dei costi associati a questi spazi. Il risparmio riguarda i costi relativi allo spazio necessario allo stoccaggio della carta.

PIU' COMPETITIVITA': se il tempo è denaro e le informazioni sono un patrimonio. Chi prima riesce a reperire dei dati e ad elaborarli correttamente ne ricava un vantaggio competitivo sul mercato. Basti pensare che talvolta quando si hanno troppe informazioni sembra quasi di non averne affatto. Ecco perché è bene riuscire sempre a trovare il modo di recuperare la giusta informazione al momento giusto.

PIU' SICUREZZA: diminuire la circolazione delle informazioni di documenti e ridurre le azioni manuali protegge maggiormente, grazie anche all’inserimento di sistemi di autenticazione per l’apertura dei file, maggiore privacy e sicurezza.

PIU' EFFICIENZA: molte aziende tendono a conservare tutte le informazioni, anche quelle a rilevanza nulla. Oltre a dover gestire una mole cartacea importante, tendono talvolta persino a duplicare gli archivi, affollandoli di documenti semilavorati e non definitivi. IL recupero di un documento diventa ancora più complicato a distanza di tempo dalla sua redazione.

CONTATTACI: se vuoi maggiori informazioni sull’argomento contatta la redazione di SPAZIO IMPRESA all’indirizzo email redazione@spazioimpresa.biz o telefonicamente al numero 080.4059715.

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