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I vantaggi dei viaggi d’affari e le opportunità di razionalizzare i costi

11/01/2010

Tagliare i costi è stata una delle definizioni più ricorrenti del 2009. L’anno nero della crisi globale ha costretto molti manager a rivedere le strategie della propria azienda a fronte di rilevanti contrazioni di ricavi. Spesso il taglio ha colpito il personale, la comunicazione, il marketing, i viaggi dei dipendenti. Come e quanto incidano gli spostamenti dei dipendenti di un’azienda e soprattutto quali sono i risultati di una politica di taglio è stato oggetto di un’indagine curata dall’Oxford Economics, società fondata in collaborazione con l’Università di Oxford si occupa di analisi di mercato, soprattutto in ambito economico. Gli studiosi tagliare sui viaggi e quindi sugli incontri face-to-face dei dipendenti ha un impatto molto negativo sulle imprese. “Non tutti i tagli alla spesa sono una buona scelta” secondo Adam Sacks, managing director di Oxford Economics. - La contrazione o peggio la cancellazione totale di alcune voci di spesa possono tradursi in “entrate perse e mancata crescita dei profitti, e di vantaggi regalati alla concorrenza”.

In particolare lo studio ha quantificato le perdite aziendali: ogni 0,67 euro speso in business travel (pari ad 1 dollaro) si trasforma in 8,37 euro (12,50 dollari) di ricavi e 2,54 euro (3,8 dollari) di profitti.

Lo studio conclude che le spese per viaggi d’affari rappresentano “gli investimenti più intelligenti che una società possa fare” che danno ritorni in tempi medio lunghi, originando nuove pssibilità di business e possibilità di partnership. Chi rinuncia agli incontri faccia a faccia rinuncia al 28% delle opportunità di affari.

E’ quindi auspicabile che nella pianificazione dei budget per il nuovo anno le imprese tengano in debita considerazione l’importanza degli spostamenti fisici dei propri dipendenti. Potrebbe essere opportuno mettere in campo strategie di razionalizzazione delle spese di viaggio. Secondo l’Oxford Economics il 62% dei Trave Manager italiani prevede di mantenere costanti i volumi per i business travel, ed il 18% ipotizzi persino un incremento. Sta però mutando l’approccio delle grandi imprese: il 60% prevede nel 2010 una contrazione dovuta non tanto alla riduzione del numero di viaggi quanto ad una riduzione dei costi. C’è chi adotterà politiche di viaggio rigorose e chi introdurrà di strumenti atti ad un’analisi dettagliata delle spese di viaggio.

Alcuni consigli per razionale le spese di soggiorno in albergo giungono dal “Room, for savings, optimizing hotel spend” redatto dal CWT Travel Management Institute. Le spese alberghiere hanno un peso rilevante sul totale sostenuto dalle imprese per viaggi d’affari: il 40% del budget viene speso proprio per la permanenza in hotel. Alle imprese l’Istituto consiglia di adottare delle precise regole di travel policy, cioè di una serie di regole valide per tutti i dipendenti, come ad esempio
1. le categorie di hotel ammesse
2. massimali di spesa per città
3. obbligo di prenotazione anticipata
4. monitoraggio delle spese.


Se si rispettassero queste 4 norme di business travel, secondo il CTW Travel Management Insitute, si potrebbe arrivare a risparmiare fino al 21% dei costi alberghieri. Basti pensare che a volte la soddisfazione di un dipendente quanto viaggia non si misura con le stelle che ha l’albergo in cui soggiorna, piuttosto con la vicinanza dalla sede in cui devono recarsi per lavoro. Secondo il CWT Travel Management Insitute se un’azienda prenota i business travel utilizzando un’agenzia di viaggi partner potrebbe accedere a tariffe alberghiere particolarmente vantaggiose, mediamente inferiori del 18-21% rispetto ad altri canali e a contenere gli aumenti tariffari periodici. Inoltre chi si reca sempre nelle stesse strutture alberghiere può negoziare i prezzi stipulando precise convenzioni, considerando quanto sia ritenuto importante per molte strutture alberghiere accaparrarsi la clientela business.

Numerose catene alberghiere, proprio per far fronte al calo di domanda, si stanno organizzando per offrire pacchetti e soluzioni personalizzate con servizi di alto livello ai proprio clienti. Palmiro Noschese del gruppo Sol Media Hoteles rivela che nella sua azienda si sta puntando su acquisti centralizzati, utilizzando fornitori unici che consentono di risparmiare sui costi di luce, gas e acqua. Angelo La Riccia, direttore commerciale di Una Hotels, spiega che Milano è tra le città più colpite per il calo di meeting ed eventi congressuali. Per resistere alla crisi la sua azienda ha siglato una partnership con Same (divisione commerciale del gruppo Meridiana) per offrire pacchetti completi di viaggio e pernottamento. Altri seguono la strada della flessibilità sulle date di prenotazione, sugli orari di entrata ed uscita, di intercettazione di clienti esteri provenienti da realtà forti come la Russia e la Cina.

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